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導(dǎo)讀：根據(jù)AMT（制造技術(shù)協(xié)會(huì)）的研究，在那些ERP項(xiàng)目上線不成功或者上線后掉線的案例中，有高達(dá)70％的項(xiàng)目都有一個(gè)共同的直接原因，那就是在數(shù)據(jù)上出了問題。
有人這樣說，ERP不難，只是很繁。這里所說的繁，指的就是整理ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過程。整理ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的確很繁瑣，這個(gè)過程并不比ERP上線輕松，但它并不難，只要堅(jiān)持，就一定能夠?qū)崿F(xiàn)。ERP項(xiàng)目實(shí)施成功靠的是三分技術(shù)，七分管理，十二分?jǐn)?shù)據(jù)?？梢?，ERP系統(tǒng)中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的重要性。
什么是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)？
制造業(yè)ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量大面廣，涵蓋了企業(yè)中所有可見信息和不可見信息。
可見信息：物料基本信息，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)科目，供應(yīng)商客戶信息，部門、工廠、倉(cāng)庫(kù)、車間信息等等，這些信息在手工作業(yè)中也會(huì)用到。
不可見信息：單據(jù)類型、倉(cāng)庫(kù)性質(zhì)、計(jì)劃參數(shù)等，這些信息在手工管理信息時(shí)是不會(huì)涉及到的，它們會(huì)影響到系統(tǒng)計(jì)算。
數(shù)據(jù)的正確性是最重要的，ERP系統(tǒng)就是根據(jù)這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，按照內(nèi)部邏輯經(jīng)過運(yùn)算形成各種報(bào)告報(bào)表，供管理者掌握生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，從而進(jìn)行分析和決策的。如果其中任何一個(gè)數(shù)據(jù)與實(shí)際不符，計(jì)劃結(jié)果就將沒有任何指導(dǎo)意義。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的工作重點(diǎn)
ERP的主要作用就是對(duì)企業(yè)信息的整合，而信息的載體和表達(dá)都要通過數(shù)據(jù)完成。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是許多程序正確運(yùn)行的基礎(chǔ)，如物料計(jì)劃和生產(chǎn)計(jì)劃就是根據(jù)物料文件設(shè)定的提前期、庫(kù)存量、BOM結(jié)構(gòu)等計(jì)算得到的。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作很繁雜，沒有捷徑，但有方法。對(duì)于新上制造業(yè)ERP系統(tǒng)的企業(yè)，在千頭萬緒的工作中，如果能夠抓住編碼這一主線，把握好物料主文件、物料清單（BOM）和庫(kù)存數(shù)據(jù)三個(gè)重點(diǎn)，就可以提綱挈領(lǐng)、一以貫之。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理實(shí)施過程頭緒多、工作量大、耗時(shí)長(zhǎng)、涉及面廣、也最容易出錯(cuò)。
為了幫助企業(yè)更有效地實(shí)施ERP，我們來學(xué)習(xí)一下如何快速、低成本、低錯(cuò)誤率地完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。
確定工作范圍
首先根據(jù)ERP項(xiàng)目范圍確定哪些數(shù)據(jù)需要準(zhǔn)備，然后確定參與部門和人員配備，進(jìn)而確定工作計(jì)劃，切記不可將所有工作只交給一個(gè)部門甚至一個(gè)人做，必須對(duì)此項(xiàng)工作的艱難程度有充分的認(rèn)識(shí)。工作計(jì)劃中還要注意安排定期的會(huì)議，以方便工作人員之間溝通。
建立必要的編碼原則
ERP軟件對(duì)數(shù)據(jù)的管理是通過編碼實(shí)現(xiàn)的，編碼可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行唯一的標(biāo)識(shí)，并且貫穿以后的查詢和應(yīng)用，建立編碼原則是為了使后面的工作有一個(gè)可以遵循的原則，也為龐雜的數(shù)據(jù)確定了數(shù)據(jù)庫(kù)可以識(shí)別的唯一標(biāo)識(shí)方法。
另外，編碼原則的制定屬于企業(yè)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的建立，尤其對(duì)于量大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如物料主文件的編碼）必須由多個(gè)部門共同確定方案。
建立公用信息
建立的公用信息包括公司、子公司、工廠、倉(cāng)庫(kù)、部門、員工信息、貨幣代碼等基本信息。這些數(shù)據(jù)會(huì)在其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中被引用，并且數(shù)據(jù)量不大，可以利用較少的時(shí)間和人力完成。如果整理其他數(shù)據(jù)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)缺少公用信息再補(bǔ)的話，整體效率和進(jìn)度會(huì)大打折扣。
BOM結(jié)構(gòu)的確定
如果企業(yè)應(yīng)用生產(chǎn)系統(tǒng)、計(jì)劃或產(chǎn)品研發(fā)模塊，BOM就是必須的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。這里首先應(yīng)該明確原料到半成品、半成品到產(chǎn)品的級(jí)次關(guān)系，這步工作的難點(diǎn)是半成品設(shè)定的問題。如果半成品設(shè)定層次少或?qū)哟尾辉O(shè)定，今后的統(tǒng)計(jì)分析就不能細(xì)化；如果半成品設(shè)定多，就會(huì)大大增加數(shù)據(jù)量。
如果遇到下列情況，那么半成品要設(shè)置編碼管理：對(duì)半成品建立庫(kù)存賬、或者采用安全庫(kù)存管理、半成品對(duì)外銷售或用于售后服務(wù)，除此以外半成品盡量不用編碼，也不用錄入軟件系統(tǒng)，BOM 每多一層，相應(yīng)增加BOM數(shù)據(jù)量的同時(shí)還會(huì)增加物料信息的數(shù)據(jù)量。
收集第一手資料，將原來的離散數(shù)據(jù)從不同部門集中
在這些離散數(shù)據(jù)中，僅物料基本信息一項(xiàng)，字段就包括生產(chǎn)、采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、財(cái)務(wù)的信息。在這步中，應(yīng)利用統(tǒng)一格式的表格在各個(gè)部門間交叉流轉(zhuǎn)，讓各部門將與自己相關(guān)的數(shù)據(jù)填入表格，完成后傳遞給下個(gè)部門，以此類推，直到完成此步工作。在工作中應(yīng)注意傳遞的安排，傳遞路徑需提前確定。
為了保證工期，可以讓不同部門同時(shí)開始，然后交叉?zhèn)鬟f，或者一個(gè)部門完成一小部分后就傳遞給下個(gè)部門。同時(shí)，將每張發(fā)出的表格統(tǒng)一編號(hào)（唯一），并在部門間交接時(shí)作好記錄，這樣不僅可以控制進(jìn)度，還能避免數(shù)據(jù)丟失。
數(shù)據(jù)檢查
（1）完整性檢查：完整性即記錄數(shù)量是否完整?？梢哉?qǐng)企業(yè)中有經(jīng)驗(yàn)的人員復(fù)查或計(jì)算一下總數(shù)，將其和歷史數(shù)據(jù)比較。同時(shí)還要檢查字段的完整性，所有的ERP軟件都有必須輸入的字段，如果缺少這些字段就會(huì)造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定，如物料的提前期、默認(rèn)倉(cāng)庫(kù)等。
（2）正確性檢查：可以由企業(yè)自己根據(jù)需要制定檢查原則。有些錯(cuò)誤如會(huì)計(jì)科目是資產(chǎn)類型的，但是因?yàn)槿藶殄e(cuò)誤輸入成負(fù)債類型的，再比如有的物料是采購(gòu)來的，但是錄入成自制件，這樣的錯(cuò)誤在系統(tǒng)上線前必須發(fā)現(xiàn)并改正。
（3）唯一性檢查：數(shù)據(jù)的唯一性應(yīng)該從兩個(gè)角度檢查，常見錯(cuò)誤有多個(gè)實(shí)物編成同一個(gè)編碼，如果以后錄入系統(tǒng)，成熟的ERP軟件會(huì)提示編碼已經(jīng)存在，并拒絕接受。同時(shí)一個(gè)實(shí)物對(duì)應(yīng)多個(gè)編碼的現(xiàn)象也必須杜絕，這種錯(cuò)誤ERP軟件是發(fā)現(xiàn)不了的，必須利用人工查找，否則在上線后會(huì)發(fā)生多個(gè)賬務(wù)錯(cuò)誤。
將數(shù)據(jù)錄入軟件系統(tǒng)
錄入前應(yīng)該將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始檔案歸檔，對(duì)于以電子文檔保存的數(shù)據(jù)，應(yīng)該將數(shù)據(jù)備份好，并注明整理人員、完成時(shí)間和最后版本，如果是打印的紙介質(zhì)，應(yīng)該將其保存在專門的文件柜中，作為重要文檔管理。
通常的錄入方法有手工錄入和利用工具導(dǎo)入這兩種。這些方法各有利弊。
（1）所有軟件都提供錄入界面，可以調(diào)集人員將數(shù)據(jù)逐條錄入，或者利用軟件的復(fù)制功能復(fù)制類似的數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行關(guān)鍵字段的修改。這種方法比較安全，完善的ERP軟件會(huì)在錄入的同時(shí)自動(dòng)查錯(cuò)，大多數(shù)前期未查出的錯(cuò)誤可以在錄入時(shí)被系統(tǒng)提示并禁止錄入，由此保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
這種方法的缺點(diǎn)是工作量大，完成時(shí)間和記錄條數(shù)是倍數(shù)的關(guān)系。如果數(shù)據(jù)量不大，推薦利用此方法，安全、可靠，事后檢查工作量也小。
（2）可以采用直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)的方法，這樣做的優(yōu)點(diǎn)是效率高，完成時(shí)間與數(shù)據(jù)表個(gè)數(shù)成倍數(shù)關(guān)系。
缺點(diǎn)是隱含錯(cuò)誤多，不易檢查，如果采用此方法，應(yīng)該在前面的檢查工作中設(shè)定嚴(yán)格的檢查步驟，尤其在正確性檢查中，對(duì)重要字段要逐個(gè)檢查，這項(xiàng)工作可以利用各種軟件技術(shù)輔助人工進(jìn)行。
（3）另外一種方法結(jié)合了以上兩種方法的優(yōu)點(diǎn)。此方法利用程序的錄入界面錄入，繼承了界面錄入的差錯(cuò)功能，同時(shí)和數(shù)據(jù)導(dǎo)入相比，不需要人工干預(yù)，可以一天24小時(shí)的工作，速度也是很高的。
系統(tǒng)核檢
完成錄入工作后必須再次檢查，利用軟件程序測(cè)試數(shù)據(jù)，例如將數(shù)據(jù)庫(kù)備份成一個(gè)新的數(shù)據(jù)庫(kù)，將企業(yè)常用的流程在新數(shù)據(jù)庫(kù)中做一遍，通過檢查結(jié)果的正確性來驗(yàn)證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性。
ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備這項(xiàng)工作的重點(diǎn)不是在數(shù)據(jù)本身，嚴(yán)密的計(jì)劃和合理的組織才是完成這項(xiàng)艱巨工作的最好手段。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理是個(gè)艱苦細(xì)致的工作，數(shù)據(jù)質(zhì)量的提高是漸進(jìn)和求精的過程。
實(shí)施ERP項(xiàng)目的制造企業(yè)一定要高度重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理，如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)達(dá)到了及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性的要求，系統(tǒng)切換上線只是水到渠成，ERP發(fā)揮效益也將近在咫尺。
